+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как подшиваются документы в дело по датам

Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством. В соответствии со ст. Единицы хранения дела должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи заведующего архивом организации ответственного за архив. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс. Правила формирования документов в дела описаны в гл. Приведем основные из них:.

Как исключение из этого правила, когда этого требует специфика работы предприятия, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут временно группироваться в течение года в одно дело. По окончании года или после решения вопроса указанные документы должны быть помещены в отдельные дела согласно номенклатуре дел в соответствии с таким принципом: в одно дело помещают документы только постоянного хранения, а в другое — временного п.

Положения, правила, инструкции и т. Если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела по видам и хронологии п. Распространенной ошибкой предприятий является формирование всех приказов руководителя в одно дело. В связи с этим обратите внимание:. Приказы по кадровым вопросам личному составу группируют в соответствии с их видами и сроками хранения.

При этом учтите: запрещено группировать вместе приказы длительного 75 лет и временного 5 лет хранения. Заметьте: при больших объемах документов целесообразно приказы по кадровым вопросам личному составу , касающиеся различных направлений деятельности учреждения прием на работу, увольнение, премирование, командировки, отпуска и т.

Если создается незначительное количество различных видов приказов по кадровым вопросам личному составу , их можно группировать по срокам хранения: в одно дело — приказы длительного срока хранения, в другое — временного срока хранения. Документы заседаний коллегиальных органов группируют в 2 дела п.

Протоколы заседаний коллегиальных органов группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям этих органов систематизируют по датам и номерам протоколов, а в пределах группы документов, которые касаются одного протокола, — по повестке дня заседания п. Переписку группируют по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируют в хронологическом порядке: документ-ответ размещают за документом-запросом. Поручения вышестоящих учреждений и документы, связанные с их выполнением, группируют в дела по направлениям деятельности предприятия или по авторам инициативных документов.

Документы в небольшом количестве группируют в одно дело. В деле документы систематизируют по датам поручений. Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки группируют в дела отдельно от проектов этих документов. Документы в личных делах работников группируют в хронологическом порядке по мере их пополнения в такой последовательности п. Обратите внимание: копии приказов и распоряжений о взысканиях, поощрениях, смене фамилии работника и т.

Эти сведения вносят в дополнения к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. При этом заметьте: сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся п. Расчетно-платежные ведомости лицевые счета работников предприятия систематизируют в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости на выплату денег ведомости начисления заработной платы формируют ежемесячно в пределах года.

Методическое руководство и контроль за формированием дел на предприятии и в его структурных подразделениях осуществляют служба делопроизводства и архив предприятия п. Дела предприятия следует должным образом оформить. Требования к оформлению дел установлены гл. Рассмотрим их. В зависимости от сроков хранения документов осуществляют полное или частичное упрощенное оформление дел.

Таким образом осуществляют частичное оформление дел. В частности, оформление таких дел предусматривает :. Систематизация документов предусматривает их размещение в деле по хронологии поступления или создания с января по декабрь. Все листы дела нумеруют арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Листы заверительной надписи и внутренней описи нумеруют отдельно. Чернила, пасту или цветные карандаши применять для нумерации листов дела, листов заверительной надписи и внутренней описи запрещено п.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы, которые являются отдельными листами в деле, нумеруют с оборотной стороны в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами фотографиями, вырезками, выписками и т.

Если к документу подклеены одной стороной другие документы вырезки, вставки к тексту, переводы и др. Конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруют сплошной нумерацией листов дела. При этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в конверте. Листы большего формата, чем А4, подшивают с одной стороны и нумеруют как один лист в правом верхнем углу, а затем фальцуют в формат А4. В случае отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается использовать буквенные обозначения листов а, б и т.

При большом количестве ошибок листы перенумеровывают путем зачеркивания одной косой чертой старого номера и проставления рядом нового. Согласно п. Необходимость составления внутренней описи документов отдельных дел определяется инструкцией по делопроизводству на предприятии.

Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, который содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Ее подписывает составитель. К внутренней описи оформляют итоговую запись, в которой указывают цифрами и словами количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи. Если дело переплетено или подшито ранее без внутренней описи, то ее бланк подклеивают с внутренней стороны лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела включение дополнительных документов, их исключение, замену оригиналов копиями и др. Приведем пример составления внутренней описи личных дел.

С целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации в конце дела составляют заверительную надпись п. Ее помещают в конце дела, а в печатных экземплярах дел учетные журналы, отчеты и т.

В заверительной надписи оговаривают следующие особенности нумерации документов дела :. Заверительную надпись подписывает ее составитель. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждение листов, замена документов копиями, присоединение новых документов и т. При большом количестве перенумерованных листов в конце дела составляют новую заверительную надпись. При этом старая заверительная надпись зачеркивается и хранится в деле постоянно.

Приведем пример составления заверительной надписи. Документы, содержащиеся в деле, подшивают на 4 прокола специальными суровыми нитками или дратвой. А дела постоянного, длительного свыше 10 лет хранения и по кадровым вопросам личному составу переплетают в твердую обложку из картона. Металлические скрепления скрепки, шпильки при этом удаляют п. Во время переплета или подшивки документов нельзя затрагивать текст.

Если текст документа напечатан слишком близко к его левому краю, необходимо нарастить корешок документа бумагой того же качества, что и носитель текста документа. При наличии в деле невостребованных личных документов трудовых книжек, удостоверений, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.

Если таких документов значительное количество, их изымают из дела и на них составляют отдельную опись. Титульные листы рекомендуется изготавливать печатным способом и заполнять изменяющуюся информацию от руки п. Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в описи дел структурного подразделения. На обложке дел титульных листах проставляют :. Если дело состоит из нескольких томов частей , то на каждом из них проставляются крайние даты документов. В случае проставления точных календарных дат число и год указывают арабскими цифрами, а название месяца — прописью.

Если в дело включены документы приложения и т. Даты можно не указывать на обложке титульном листе дел, содержащих годовые планы и отчеты, поскольку они отражены в заголовках дел;. Надписи на обложках дел постоянного и длительного свыше 10 лет хранения делают четко черными светостойкими чернилами или пастой. В случае помещения в дело надлежащим образом оформленного титульного листа, изготовленного печатным способом, на обложке дела указывают только номера архивного фонда, описи и дела.

При этом запрещено наклеивать титульный лист на обложку дела. Структурные подразделения предприятия обязаны описывать документы постоянного и длительного свыше 10 лет хранения, по кадровым вопросам личному составу через год после завершения дел в делопроизводстве. С этой целью составляют описи дел.

В случае ликвидации или реорганизации предприятия описи в обязательном порядке составляют также и на дела временного до 10 лет хранения. Описи дел ведут в течение нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации. Во время составления описей дел необходимо соблюдать такие требования :. Если дело состоит из нескольких томов частей , то каждый том часть вносят в опись под отдельным номером ;. При этом прочие сведения о делах вносят в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводят полностью;.

Также учтите следующие правила для распределения дел в соответствии со схемой систематизации п. При этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего. В конце описи делают итоговую запись с указанием цифрами и прописью количества дел, учитываемых по описи, первого и последнего номеров дел в описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи буквенные и пропущенные номера дел.

В годовой раздел описи вносят также дела, не завершенные в течение календарного года. Графы 4 и 5 описи при этом не заполняют. Опись дел структурного подразделения составляют в 2 экземплярах п. Первый экземпляр передается вместе с делами в архив предприятия, а второй остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении. Опись дел подписывается ее составителем, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения п.

Наши сайты: iFactor Электронные версии бухгалтерских журналов FactorAcademy Дистанционное обучение на онлайн-курсах в различных направлениях Бухгалтер Всё о бухгалтерском учете, налогообложении и отчетности Бухгалтер. Регистрация Войти Выход.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:.

Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс. Правила формирования документов в дела описаны в гл. Приведем основные из них:.

Готовим документы к хранению

После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, то есть раскладывают в отдельные папки. Формирование дела определяется как "группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел". В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

Архив документов

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации учета , сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления ДОУ. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т. Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Обратите внимание!

Формирование дел в организации и их текущее хранение

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России.

Купить систему Заказать демоверсию. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив.

.

Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в Документы к заседаниям этих органов систематизируют по датам и номерам протоколов, . эти документы вкладывают в конверт, который подшивается к делу.

Как подшиваются документы в дело по датам

.

Как подшивать документы

.

ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. hyafredinga

    При составлении европротокола фотофиксация произошедшего ДТП является обязательной для предоставления фото в страховую компанию по данному случаю или нет ? Заранее большое спасибо .

  2. Артем

    Пусть сразу сделают а потом идут в кандидаты а обещания ми уже слышали,а за вас тарас проголосую обязательно

© 2018-2019 carole-smokes.ru